Taak- en functieomschrijvingen

Bij welk orgaan kan u terecht voor uw vragen

Taak- en functieomschrijvingen

Organigram

Organigram

Dagelijks bestuur

De bevoegdheden van het dagelijks bestuurder zijn wettelijk vastgelegd. Concreet is dit orgaan verantwoordelijk voor:

  • de dagdagelijkse gang van zaken in de vereniging;
  • de minder belangrijke beslissingen;
  • en alles wat hoogdringend is.

Hij heeft dus een uitgebreid takenpakket. Voor alle andere zaken moet hij het bestuursorgaan samenroepen om collegiaal te beslissen.

Administratieve cel

  • verspreidt de notulen en de actielijst onder de deelnemers aan vergaderingen;
  • verzamelt centraal de notulen van overige commissies;
  • houdt een archief bij en ziet toe op de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar;
  • stelt in overleg met de voorzitter de agenda vast en verstuurt de uitnodigingen voor vergaderingen;
  • ontvangt correspondentie en zorgt ervoor dat deze bij de betreffende functionaris(sen)komt;
  • geeft mutaties in de verenigingsgegevens door aan de sportbond;
  • verzorgt de administratie en correspondentie van het bestuur;
  • is het eerste aanspreekpunt voor de vereniging voor externen (sportbond, gemeente, andere verenigingen);
  • Bedienen van de verschillende toestellen : telefoon, fax, fotokopie, computer, etc.;
  • Opstellen van attesten en documenten.

Sporttechnisch bestuur

Deze bestaat uit 2 onderdelen de Jeugdcel en de Trainerscel. Beide hebben dezelfde taken maar de Jeugdcel focust zich op de jeugdtrainingen en de Trainerscel op de trainingen van de hoofdgroep.

  • De ontwikkeling, alsmede de aansturing en bewaking van de uitvoering van de opleiding en vorming op sporttechnisch gebied binnen de vereniging;
  • De opleiding van de trainers van alle groepen;
  • De doorstroming en overgang van jeugd naar de hoofdgroep;
  • Het beschikbaar stellen van oefenstof;
  • Het stimuleren en opleiden van atleten;
  • Het beoordelen van de trainingen;
  • Het organiseren van trainersoverleg/ vrijwilligersoverleg;
  • De planning van de activiteiten in het van de opleiding en vorming op sporttechnisch gebied;
  • Het beoordelen van de begeleiding van de atleten op gebied van opleiding en vorming.

Club Vrijwilligers

Het planmatig aandacht besteden aan de vrijwilliger in de vereniging.

  • is de eerst verantwoordelijke voor een planmatige aanpak voor werving en behoud van vrijwilligers (vrijwilligersbeleid);
  • adviseert het bestuur en de commissies over het vrijwilligersbeleid;
  • coördineert de introductie van nieuwe vrijwilligers en de begeleiding en deskundigheidsbevordering van bestaand kader;
  • stelt taak- en functieomschrijvingen op en evalueert deze jaarlijks;
  • brengt het vrijwilligerspotentieel van de vereniging in kaart;
  • maakt een ‘vrijwilligersplanning’ waarin de (toekomstige) vrijwilligersbehoefte van de vereniging staat beschreven en maatregelen worden voorgesteld om ervoor te zorgen dat in deze behoefte kan worden voorzien;
  • behartigt de belangen van de vrijwilligers: waardering, onkostenvergoeding, verzekering en dergelijke;
  • is verantwoordelijk voor “het lief en leed” binnen de vereniging, bijvoorbeeld een bloemetje bij ziekte, een verjaardagskaartje, etc.;
  • stimuleert dat bij de taakinvulling zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen, motieven en mogelijkheden van de vrijwilligers;
  • draagt er zorg voor dat er goede en duidelijke afspraken worden gemaakt met vrijwilligers over de werkzaamheden en de wijze waarop en de condities waaronder deze worden uitgevoerd en stimuleert dat deze afspraken zoveel mogelijk schriftelijk worden vastgelegd.

API (aanspreekpersoon integriteit)

De aanspreekpersoon integriteit (API) is binnen de club het eerste aanspreekpunt voor wie een vraag, opmerking, klacht of andere boodschap heeft in verband met integriteitsschendingen. De API luistert naar de vraag of het verhaal en verwijst de melder door wanneer nodig of verleent advies bij de mogelijke vervolgstappen, zonder aan waarheidsvinding te doen.

De taken van de API zijn:

  • aanspreekpersoon en eerste opvang;
  • hulp bij coördinatie van de interne procedure en doorverwijzing;
  • preventieactiviteiten en ondersteuning.